Ada 4 fungsi utama dalam manajemen:
1. Perencanaan (Planning),
2. Pengorganisasian (Organizing),
3. Pengarahan (Actuating/Directing),
4. Pengawasan (Controlling)
1.
Fungsi Perencanaan
Dalam
manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat
strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja
organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen
karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan tak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal
atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan
bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana
formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi
dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota
korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana
itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan
kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan :
Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan :
-
Menetapkan tujuan dan target bisnis
-
Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
-
Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
-
Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target
bisnis.
2.
Fungsi Pengorganisasian
Proses
yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam
perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh,
sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa
semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna
pencapaian tujuan organisasi.
Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian :
Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian :
-
Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan
prosedur yang diperlukan
-
Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan
tanggungjawab
-
Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga
kerja
-
Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat
3.
Fungsi Pengarahan dan Implementasi
Proses
implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi
serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan
tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi. Kegiatan
dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi :
- Mengimplementasikan proses kepemimpinan,
pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat
bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
- Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai
pekerjaan
- Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan
4. Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
Proses
yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah
direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai
dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam
lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.
Kegiatan
dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian :
- Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan
target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan
- Mengambil
langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan
-
Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan
pencapaian tujuan dan target bisnis
A. Definisi
mengendalikan atau kontroling
Apa itu pengendalian? Menurut saya pengendalian
adalah proses untuk menjamin agar kegiatan mengarah ke tujuan yang diinginkan
Menurut Anthony,
Dearden dan Bedford, Pengendalian Manajemen adalah semua metode, prosedur dan
strategi organisasi, termasuk sistem pengendalian manajemen yang digunakan oleh
manajemen untuk menjamin bahwa pelaksanaan sesuai dengan strategi dan kebijakan
perusahaan. Sedangkan Menurut Arief Suadi, Ph.D, Pengendalian Manajemen adalah
semua usaha untuk menjamin bahwa sumber daya perusahaan digunakan secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan. Atau proses untuk
mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan agar secara efektif dan efisien
mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu.
Jadi dapat
disimpulkan bahwa pengendalian manajemen adalah semua usaha perusahaan yang
mencakup metode, prosedur dan strategi perusahaan yang mengacu pada efisiensi
dan efektivitas operasional perusahaan, agar dipatuhinya kebijakan manajemen
serta tercapainya tujuan perusahaan.
B. Langkah-langkah
dalam kontrol
Langkah-langkah proses pengendalian
:
1.
Menentukan standar-standar yang akan
digunakan sebagai dasar pengendalian.
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an
menentukan penyimpangan jika ada.
4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan
agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana
Cara-cara pengendalian
1. Pengawasan
langsung,
pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.
2. Pengawasa
tidak langsung,
pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan
maupun tulisan.
3. Pengawasan
berdasarkan kondisi tertentu, pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan
atau kondisi tertentu, dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak
langsung.
C. Tipe-tipe
kontrol dalam manajemen
Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga
kelompok, yaitu:
1. Pengendalian preventif (preventif control)
Dalam
tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategi perencanaan
strategik yang dijabarkan dalam bentuk program-program.
2. Pengendalian operasional (operational control)
Dalam
tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program
yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk
menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.
3. Pengendalian kinerja
Pada
tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan
tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.
D. Kontrol
proses manajemen
1. Perumusan Strategi (Strategy Formulation)
Perumusan strategi merupakan proses penentuan visi, misi,
tujuan, sasaran, target (outcome),
arah dan kebijakan, serta strategi organisasi. Perumusan strategi merupakan
tugas dan tanggung jawab manajemen puncak (top
management). Dalam organisasi pemerintahan, perumusan straegi dilakukan
oleh dewan legislatif yang hasilnya berupa Garis-Garis Besar Haluan Negara
(GBHN) yang akan menjadi acuan bagi eksekutif dalam bertindak.
Strategi yang dihasilkan dari proses perumusan strategi
merupakan strategi global (makro) atau dalam perusahaan disebut corporate level
strategy. Strategi organisasi ditetapkan untuk memberikan kemudahan dalam
mencapai tujuan organisasi. Salah satu metode penentuan strategi adalah dengan
menggunakan analisis SWOT (strenght,
weakness, opportunity, threath). Berdasarkan analisis SWOT tersebut,
organisasi dapat menentukan strategi terbaik untuk mencapai tujuan organisasi.
Strategi perusahaan dapat beruabah atau mengalami revisi (strategy revision), jika terdapat lingkungan yang berubah yang
dipengaruhi oleh adanya ancaman (threat)
dan kesempatan (opportunity) misalnya
adanya inovasi teknologi baru, peraturan pemerintah baru, atau perubahan
lingkungan politik dan ekonomi lokal dan global.
Proses perumusan strategi pada organisasi sektor publik
banyak dipengaruhi oileh sektor swasta. Sama halnya dengan sektor swasta, tahap
paling awal dari manajeen strategik pada sektor publik adalah perencanaan.
Perencanaan dimulai dari perumusan strategi. Olsen dan Eadie (1982) menyatakan
proses perumusan strategi terdiri atas lima komponen dasar, yaitu:
- Pernyataan misi dan tujuan umum organisasi yang dirumuskan
oleh manajemen eksekutif organisasi dan memberikan kerangka pengembangan
strategi serta target yang akan dicapai.
- Analisis atau scanning lingkungan,
terdiri dari pengidentifikasian dan pengukuran (assessment) faktor-faktor eksternal yang sedang dan akan terjadi
dan kondisi yang harus dipertimbangkan pada saat merumuskan strategi
organisasi.
- Profil
internal dan audit sumber daya, yang mengidentifikasi dan mengevaluasi kekuatan
dan kelemahan organisasi dalam hal berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan
dalam perencanaan strategik.
- Perumusan, evaluasi, dan pemilihan strategi
- Implementasi dan pengendalian rencana strategik
Sementara itu, Bryson (1995) membuat model delapan langkah
untuk memfasilitasi proses perumusan strategi, yaitu:
1. Memulai dan menyetujui proses
perencanaan strategik
2. Identifikasi apa yang menjadi mandat
organisasi
3. Klarifikasi misi dan nilai-nilai
organisasi
4. Menilai lingkungan eksternal (peluang
dan ancaman)
5. Menilai lingkungan internal
(kekuatan dan kelemahan)
6. Identifikasi isu strategik yang
sedang dihadapi organisasi
7. Perumusan strategi untuk me-manage
isu-isu
8. Menetapkan visi organisasi untuk
masa depan
2.
Perencanaan Strategik (Strategic Planning)
Sistem pengendalian manajemen diawali dari perencanaan
strategik (strategic planning),
perencanaan strategik adalah proses penentuan program-program, aktivitas, atau
proyek yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi dan penentuan jumlah
alokasi sumber daya yang akan dibutuhkan.
Perbedaannya dengan perumusan strategi adalah perumusan
strategi merupakan proses untuk menentukan strategi, sedangkan perencanaan
strategik berupa rencana-rencana strategik (strategic
plans). Dalam proses perumusan strategi, manajemen memutuskan visi, misi,
dan tujuan organisasi serta strategi untuk mencapai tujuan organisasi.
Perencanaan strategik merupakan proses menurunkan stratgi dalam bentuk
program-program.
Proses strategik merupakan proses yang sistematik yang
memiliki prosedur dan skedul yang jelas. Organisasi yang tidak memiliki atau
tidak melakukan perencanaan strategik akan mengalami masalah dalam
penganggaran, misalnya terjadinya beban kerja anggaran (budget workload) yang terlalu berat, alokasi sumber daya yang tidak
tepat sasaran, dan dilakukannya pilihan strategi yang salah. Orientasi
dilakukannya manajemen strategik pada organisasi publik menuntut adanya strategic vision, strategic thinking,
strategic leadership, dan strategic
organization.
Perencanaan strategik sangat penting bagi organisasi.
Manfaat perencanaan strategik bagi organisasi adalah:
a.
Sebagai sarana untuk memfasilitasi
terciptanya anggaran yang efektif;
b. Sebagai sarana untuk memfokuskan
manajer pada pelaksanaan strategi yang telah ditetapkan;
c. Sebagai sarana untuk memfasilitasi
dilakukannnya alokasi sumber daya yang optimal (efektif dan efisien);
d. Sebagai kerangka untuk pelaksanaan
tindakan jangka pendek (short term action);
e.
Sebagai sarana bagi manajemen untuk
dapat memahami strategi organisasi secara lebih jelas, dan
f.
Sebagai alat untuk memperkecil
rentang alternatif strategi.
Tujuan utama perencanaan strategik adalah untuk meningkatkan
komunikasi antara manajer puncak dengan manajer level bawahannya. Adanya
komunikasi ini akan memungkinkan terjadi persetujuan antara manajer puncak
dengan manajer level bawah mengenai strategi terbaik untuk mecapai tujuan
organisasi yang ditetapkan. Hal ini akan mendorong terwujudnya good congruence.
Perencanaan strategik dapat digunakan untuk membantu
mengantisipasi dan memberika arahan perubahan. Perencanaan strategik perlu
ditranslasikan dalam bentuk tindakan-tindakan konkrit. Untuk itu, perencanaan
strategik harus didukung oleh hal-hal sebagai berikut:
a.
Struktur pendukung, baik secara
manajerial maupun political will.
b. Proses dan praktik implementasi di
lapangan; dan
c.
Kultur organisasi
Struktur organisasi hendaknya dapat mendukung pelaksanaan
strategi. Desain sistem pengendalian manajemen harus didukung oleh struktur
organisasi yang sesuai. Visi, misi, tujuan, dan strategi yang sudah disusun
secara baik dapat gagal dicapai apabila struktur organisasi tidak mendukung strategi.
Oleh karena itu perlu dilakukan restrukturisasi dan reorganisasi (institutional reform) agar selaras
dengan strategi dan desain sistem pengendalian manajemen. Restrukturisasi
tersebut didasarkan pada prinsip:
a. Perubahan struktur organisasi hendaknya
dapat meningkatkan kapasitas untuk mencapai strategi yang efektif.
b. Pimpinan eksekutif bertanggung jawab
untuk melaksanakan strategi dan arahan kebijakan hingga level bawah.
c. Dewan bertang jawab secara kolektif
untuk merencanakan strategi, kebijakan dan otorisasi alokasi sumber daya, dan
menilai kinerja manajemen (eksekutif).
Proses dan praktik implementasi di lapangan terkait dengan
prosedur dan sistem pengendalian. Perencanaan strategik harus didukung dengan
budaya organisasi yang kuat. Perencanaan strategik harus diikuti dengan
perubahan perilaku dan sikap anggota organisasi untuk melaksanakan
program-program secara efektif dan efisien.
3. Penganggaran
Apabila tahap perencanaan strategik telah selesai dilakukan,
tahap berikutnya adalah menentukan anggaran. Tahap penganggaran dalam proses
pengendalian manajemen sektor publik merupakan tahap yang dominan. Proses
penganggaran pada organisasi sektor publik memiliki karakteristik yang agak
berbeda dengan penganggaran pada sektor swasta. Perbedaan tersebut terutama
adalah adanya pengaruh politik dalam proses penganggaran.
4.
Penilaian Kinerja
Tahap akhir dari proses pengendalian manajemen adalah
penilaian kinerja. Penilaian kinerja merupakan bagian dari proses pengendalian
manajemen yang dapat digunakan sebagai alat pengendalian. Pengendalian
manajemen melalui sistem penilaian kinerja dilakukan dengan cara menciptakan
mekanisme reward & punishment.
Sistem pemberian penghargaan (rewards)
dan hukuman (punishment) digunakan
sebagai pendorong bagi pencapaian strategi. Pemberian imbalan (reward) dapat berupa finansial dan
nonfinansial seperti pshycologoical
reward dan social reward. Imbalan atau penghargaan yang sifatnya finansial
misalnya berupa kenaikan gaji, bonus, dan tunjangan. Imbalan yang bersifat
psikologis dan sosial misalnya berupa promosi jabatan, penambahan tanggung
jawab dan kepercayaan, otonomi yang lebih besar, penempatan kerja di lokasi
yang lebih baik, dan pengakuan. Mekanisme pemberian sanksi dan hukuman untuk
kondisi tertentu diperlukan. Namun, orientasi penilaian kinerja hendaknya lebih
diarahkan pada pemberian penghargaan (reward
oriented).
Sumber:
http://vickyindiarto.wordpress.com/2010/10/10/fungsi-fungsi-manajemen/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar